# Gestionar reservas > Cómo llega una reserva hasta ti, qué significa cada estado y el ajuste que decide si los clientes se confirman solos o esperan tu respuesta. _Canonical: https://tablesat.com/es/help/taking-reservations_ --- El cliente elige fecha, hora y número de personas en tu página de reservas. Lo que pasa después depende de ti: la mesa se confirma al momento o el cliente pide y tú respondes. Un solo ajuste lo decide, y cambia cómo sientes todo el día de servicio. ## Al instante o por solicitud Esta es la primera decisión que tomar, y la que más vale la pena entender antes de cambiarla. > **Aprobación de reservas online**: Instant confirm > > _Cómo se gestionan las reservas online. Confirmación instantánea confirma de inmediato; Solicitud crea una reserva pendiente que puedes aprobar o rechazar desde la bandeja de entrada._ Los nuevos locales empiezan con **Confirmación instantánea**. Un cliente que reserva a las 19:00 del viernes tiene una mesa a las 19:00 del viernes; nadie tiene que estar delante del ordenador para que eso ocurra. Es el ajuste por defecto adecuado para la mayoría de restaurantes, y es lo que hace que tu página de reservas funcione mientras estás en el pase. **Solicitud de reserva** es la otra opción, y no es simplemente "más segura". Te traslada el trabajo a ti: cada reserva se convierte en una solicitud que espera hasta que alguien la atiende. Eso es exactamente lo que necesitas si tienes una sala donde la respuesta correcta depende de quién más viene esa noche — pero una solicitud que nadie atiende es una mesa que nadie ocupa, y un cliente que esperó una respuesta que nunca llegó. Elige solicitud cuando de lo contrario estarías llamando a los clientes para reorganizar la sala. Quédate en instantáneo cuando no lo harías. ## Qué retiene una mesa solicitada Las mesas se reservan desde el momento en que se hace la solicitud, así que ninguna plaza puede venderse dos veces mientras lo piensas. Lo que las libera es un temporizador: > **Expiración de solicitud**: 24 hours > > _Rechaza automáticamente una solicitud sin respuesta tras este tiempo, liberando la mesa reservada._ > La lista también incluye **Retener indefinidamente**, y funciona exactamente como suena: nada se rechaza automáticamente, y una solicitud que olvides mantiene su mesa ocupada hasta que la respondas a mano. Si trabajas con solicitud previa, este ajuste decide si una semana tranquila termina con una carta llena y una sala vacía. ## Leyendo las reservas Las reservas aparecen en **Reservas**, filtradas por lo que necesita tu atención y no por fecha: **Pendientes**, **Requieren respuesta**, **Confirmadas automáticamente**, **Archivadas** o **Todas**. Cada reserva lleva un estado a lo largo de la velada, y las palabras significan lo que dicen: - **Solicitada** — el cliente ha pedido mesa, las plazas están retenidas, aún no has respondido. - **Confirmada** — la mesa es suya. - **En sala** — ya están dentro. - **Completada** — el servicio ha terminado. - **No presentado** — no llegaron ni cancelaron. - **Cancelada** — liberada, por cualquiera de los dos. Cada reserva registra también de dónde vino — Web, Personal o Entrada directa — para que "estamos completos" siempre tenga respuesta: _¿ocupado por quién?_ ## Responder a una solicitud **Aprobar** confirma la mesa. **Rechazar** libera las plazas y avisa al cliente por email de que la respuesta fue no. Ambas acciones merecen hacerse con intención, porque las dos llegan al cliente de inmediato y ninguna puede deshacerse. El diálogo de confirmación indica la consecuencia en lugar de preguntarte si estás seguro: rechazar te indica _«las plazas retenidas vuelven a estar disponibles»_, cancelar una reserva confirmada te indica _«se envía al cliente un email de cancelación de inmediato — esto no puede deshacerse.»_ Un error conviene reconocer a primera vista: > Ese horario ya está lleno — la solicitud ya no cabe. Recházala o libera capacidad antes. No es un error del sistema. Los asientos se reservan por solicitud, pero la capacidad se comprueba de nuevo en el momento en que apruebas — así que dos solicitudes para las últimas dos plazas pueden estar esperando a la vez, y solo se puede aprobar una. La sala se mantiene honesta aunque la bandeja de entrada vaya con retraso. ## Modificar una reserva para un cliente Abre la reserva y edítala. Fecha, hora, número de personas, nombre, teléfono, email, la declaración dietética y la nota se cambian ahí mismo. Y el botón de guardar dice lo que va a hacer — **Guardar y avisar al cliente** — porque un cambio que el cliente no conoce es un cambio que acaba mal en la puerta. Las alergias y las dietas no son una nota. Los clientes las declaran al reservar — los catorce alérgenos de la UE, más vegetariano y vegano, como chips en su propio idioma — y la declaración viaja con la reserva: en la propia reserva, en la vista de servicio y en el calendario, en _tu_ idioma. Si un cliente te cuenta algo más en la puerta, corrige los chips de la reserva. El cambio queda registrado como cualquier otra edición. El personal que apunta a un cliente sin reserva o una reserva por teléfono elige entre los mismos chips. La nota es para todo lo demás que debe leer la sala: > **Nota**: Cumpleaños — una vela en el postre, por favor. Mesa 4, lejos del pase de la cocina. > > _Se ve en la sala: ocasión, accesibilidad, horarios. Las alergias y las dietas tienen su propia fila._ Y cuando la sala dice que no, pero tú sabes que sí: > **Ignorar capacidad (sobrerreservar este turno)** > > _Confirma esta reserva aunque el turno ya esté completo._ Úsalo para las dos sillas extra que de verdad puedes encontrar. Anula la aritmética, no la sala. ## Lo que el cliente puede hacer sin ti Los clientes reciben un link para gestionar su reserva en la confirmación, y dos plazos deciden qué pueden hacer con él: > **Plazo de cancelación**: 2 > > _Aviso mínimo antes de una reserva. 0 = los clientes pueden cancelar en cualquier momento._ > **Ventana de modificación**: 4 > > _Antelación mínima para cambios (fecha, número de comensales, hora)._ Son reglas de antelación mínima, no permisos. Con un plazo de modificación de cuatro horas, un cliente puede mover una reserva del sábado el jueves, pero no a las seis de la tarde del sábado. Si pones un plazo a cero, los clientes pueden actuar hasta el último momento. Ampliar estos plazos suele salir más a cuenta. Si un cliente puede cancelar a las 18:00, te deja una mesa que puedes volver a ofrecer. Si no puede cancelar, te deja un plantón. ## Qué debes pedir > **Campos de contacto obligatorios** > > _Al menos uno debe estar activado. El formulario de reserva siempre pide el nombre y estos campos._ Al menos uno tiene que seguir activado: una reserva a la que no puedes llegar es una reserva que no puedes confirmar, mover ni reclamar. El email es lo que lleva la confirmación y el link para gestionarla. Si lo desactivas, el cliente se queda sin link de autogestión, digan lo que digan los plazos de arriba. ## Cerrar un día Las reservas siguen tu horario de apertura, y las excepciones están en **Excepciones por día y temporada**: marca una fecha como cerrada, reduce sus cubiertos, limita el tamaño del grupo o cambia la carta durante una semana. Una excepción de día se impone a la temporada en la que cae. Si una fecha ya tiene reservas confirmadas, la excepción te avisa de cuántas son antes de guardar. No las cancela por ti, y es lo correcto: esos clientes necesitan un mensaje tuyo, no desaparecer sin avisar de tu libro de reservas.