# Accettare prenotazioni > Come una prenotazione ti raggiunge, cosa significa ogni stato e l'unica impostazione che decide se gli ospiti si confermano da soli o aspettano la tua risposta. _Canonical: https://tablesat.com/it/help/taking-reservations_ --- Un ospite sceglie una data, un orario e il numero di coperti sulla tua pagina di prenotazione. Quello che succede dopo dipende da te: il tavolo viene confermato sul momento, oppure l'ospite chiede e tu rispondi. Un'unica impostazione decide quale delle due, e cambia come vivi tutta la giornata di servizio. ## Immediato, o su richiesta È la prima decisione da prendere, e quella che vale la pena capire bene prima di cambiarla. > **Approvazione prenotazioni pubbliche**: Instant confirm > > _Come vengono gestite le prenotazioni online. Conferma immediata le conferma subito; Richiesta crea una prenotazione in attesa che puoi approvare o rifiutare dalla posta in arrivo._ I nuovi locali partono con la **Conferma immediata**. Un ospite che prenota per le 19:00 di venerdì ha un tavolo alle 19:00 di venerdì — senza che nessuno debba essere davanti al computer. È l'impostazione giusta per la maggior parte dei ristoranti, ed è per questo che la tua pagina di prenotazione funziona anche mentre sei in cucina. La **Prenotazione su richiesta** è l'altra opzione, e non è semplicemente "più sicura". Sposta il lavoro su di te: ogni prenotazione diventa una richiesta in attesa che qualcuno risponda. È davvero quello che vuoi per una sala dove la risposta giusta dipende da chi c'è già quella sera — ma una richiesta senza risposta è un tavolo vuoto, e un ospite che ha aspettato invano. Scegli la richiesta quando altrimenti ti ritroveresti a richiamare gli ospiti per riorganizzare la sala. Resta sulla conferma immediata quando non sarebbe necessario. ## Cosa tiene bloccato un tavolo su richiesta I posti vengono bloccati dal momento in cui la richiesta viene inviata, quindi una richiesta non può essere venduta due volte mentre ci pensi. A rilasciarli è un timer: > **Scadenza richiesta**: 24 hours > > _Rifiuta automaticamente una richiesta senza risposta dopo questo tempo, liberando il tavolo prenotato._ > L'elenco contiene anche **Mantieni indefinitamente**, e si comporta esattamente come dice: nessuna risposta automatica, e una richiesta dimenticata blocca il suo tavolo finché non la gestisci manualmente. Se lavori su richiesta, questa è l'impostazione che decide se una settimana tranquilla finisce con un registro pieno e una sala vuota. ## Leggere il registro Le prenotazioni arrivano in **Prenotazioni**, filtrate per ciò che richiede la tua attenzione anziché per data: **In attesa**, **Richiede risposta**, **Confermata automaticamente**, **Archiviata**, o **Tutte**. Una prenotazione porta con sé uno stato per tutta la serata, e le parole dicono esattamente quello che significano: - **Richiesta** — l'ospite ha chiesto, i posti sono bloccati, non hai ancora risposto. - **Confermata** — il tavolo è suo. - **Seduta** — sono in sala. - **Completata** — il servizio è terminato. - **No-show** — non sono arrivati e non hanno disdetto. - **Annullata** — rilasciata, da uno dei due. Ogni prenotazione registra anche la sua origine — Web, Staff o Walk-in — così a "siamo al completo" hai sempre una risposta: _da chi_. ## Rispondere a una richiesta **Approva** conferma il tavolo. **Rifiuta** libera i posti e invia all'ospite un'email con la risposta negativa. Entrambe le azioni meritano attenzione, perché raggiungono l'ospite immediatamente e nessuna delle due può essere annullata. Il dialogo di conferma indica la conseguenza invece di chiederti se sei sicuro: rifiutare ti avvisa che _"i posti bloccati tornano disponibili"_, annullare una prenotazione confermata ti avvisa che _"all'ospite viene inviata subito un'email di cancellazione — questa operazione non può essere annullata."_ C'è un errore che vale la pena riconoscere subito: > Quel orario si è appena riempito — la richiesta non entra più. Rifiutala o libera prima della capacità. Non è un bug. I posti vengono riservati per ogni richiesta, ma la capacità viene verificata di nuovo nel momento in cui approvi — quindi due richieste per gli ultimi due coperti possono essere entrambe in attesa, ma solo una può essere approvata. La sala rimane onesta anche quando la casella di posta è in ritardo. ## Modificare una prenotazione per un ospite Apri la prenotazione e modificala. Data, orario, numero di persone, nome, telefono, email, la dichiarazione alimentare e la nota cambiano direttamente lì. Il pulsante di salvataggio dice cosa farà — **Salva e avvisa l'ospite** — perché una modifica che l'ospite non conosce è una modifica che va storta alla porta. Allergie e diete non sono una nota. Gli ospiti le dichiarano quando prenotano — i quattordici allergeni UE più vegetariano e vegano, come chip nella loro lingua — e la dichiarazione segue la prenotazione: sulla prenotazione stessa, nella vista del servizio e sul calendario, nella _tua_ lingua. Se un ospite ti dice di più alla porta, correggi i chip sulla prenotazione. La modifica viene registrata come qualsiasi altra. Chi della squadra registra un walk-in o una prenotazione telefonica sceglie dagli stessi chip. La nota serve per tutto il resto che la sala deve sapere: > **Note**: Compleanno — una candela sul dolce, per favore. Tavolo 4, lontano dal passe della cucina. > > _Visibili in sala: occasione, accessibilità, orari. Allergie e diete hanno una riga a parte._ E quando la sala dice di no, ma tu sai come stanno le cose: > **Forza la capienza (sovraprenota questo slot)** > > _Accetta questa prenotazione anche quando lo slot è già al completo._ Usalo per le due sedie in più che riesci davvero a trovare. Scavalca l'aritmetica, non la sala. ## Cosa può fare l'ospite senza di te Gli ospiti trovano un link per gestire la prenotazione nella conferma, e due finestre decidono cosa possono fare: > **Finestra di cancellazione**: 2 > > _Preavviso minimo prima della prenotazione. 0 = gli ospiti possono cancellare in qualsiasi momento._ > **Finestra di modifica**: 4 > > _Preavviso minimo per modifiche (data, numero ospiti, orario)._ Sono regole di preavviso minimo, non permessi. Con una finestra di modifica di quattro ore, un ospite può spostare una prenotazione di sabato il giovedì, ma non alle sei di sabato. Imposta una finestra a zero e gli ospiti possono intervenire fino all'ultimo momento. Allargarli di solito conviene di più. Un ospite che può disdire alle 18:00 ti lascia un tavolo che puoi rivendere; un ospite che non può disdire ti lascia un no-show. ## Cosa devi chiedere > **Campi di contatto obbligatori** > > _Almeno uno deve restare attivo. Il modulo chiede sempre il nome + questi._ Almeno uno deve restare attivo: una prenotazione che non riesci a contattare è una prenotazione che non puoi confermare, spostare o rincorrere. L'email porta la conferma e il link per gestire la prenotazione. Se la disattivi, l'ospite non ha nessun link per fare da sé, qualunque cosa dicano le finestre qui sopra. ## Chiudere un giorno Le prenotazioni seguono i tuoi orari di apertura. Le eccezioni stanno sotto **Eccezioni per giorno e stagione**: segna una data come chiusa, riduci i suoi coperti, limita la grandezza dei gruppi o cambia il menu per una settimana. L'eccezione di un giorno vince sulla stagione in cui si trova. Se una data ha già prenotazioni confermate, l'eccezione ti dice quante sono prima che tu salvi. Non le annulla al posto tuo, e non deve farlo: quegli ospiti aspettano un messaggio da te, non di sparire in silenzio dal tuo libro prenotazioni.