Przyjmowanie rezerwacji

Gość wybiera datę, godzinę i liczbę osób na twojej stronie rezerwacji. Co dalej — to twoja decyzja: stolik jest od razu potwierdzony, albo gość pyta i ty odpowiadasz. Jedno ustawienie o tym decyduje, i zmienia to, jak wygląda cały twój dzień w serwisie.

Natychmiastowe lub na żądanie

To pierwsza decyzja do podjęcia — i ta, którą warto dobrze zrozumieć, zanim ją zmienisz.

Nowe lokale startują z Natychmiastowym potwierdzeniem. Gość, który rezerwuje na piątek na 19:00, ma stolik w piątek o 19:00 — nikt nie musi siedzieć przy komputerze, żeby to było możliwe. To właściwe ustawienie domyślne dla większości restauracji i dlatego twoja strona rezerwacji działa, nawet gdy jesteś przy pass.

Rezerwacja na żądanie to inne podejście — i nie chodzi po prostu o "bezpieczeństwo". Praca spada na ciebie: każda rezerwacja staje się prośbą, która czeka, aż ktoś na nią odpowie. To rzeczywiście dobre rozwiązanie dla sali, gdzie właściwa odpowiedź zależy od tego, kto jeszcze jest tego wieczoru — ale prośba, na którą nikt nie odpowiada, to stolik, przy którym nikt nie siada, i gość, który czekał na odpowiedź, której nigdy nie dostał.

Wybierz żądanie, gdy i tak dzwoniłbyś do gości, żeby przestawić układ sali. Zostań przy natychmiastowym, gdy byś tego nie robił.

Co trzyma zarezerwowany stolik

Miejsca są blokowane od momentu złożenia prośby, więc ta sama prośba nie może zostać sprzedana dwa razy, gdy się zastanawiasz. Zwalnia je licznik czasu:

Przeglądanie książki rezerwacji

Rezerwacje trafiają do zakładki Rezerwacje, podzielone nie według daty, lecz według tego, czego wymagają od ciebie: Oczekujące, Wymagają odpowiedzi, Auto-potwierdzone, Zarchiwizowane lub Wszystkie.

Rezerwacja niesie ze sobą status przez cały wieczór, a każde słowo znaczy dokładnie to, co mówi:

• Złożona — gość poprosił o stolik, miejsca są zablokowane, jeszcze nie odpowiedziałeś.
• Potwierdzona — stolik jest ich.
• Przy stole — są w sali.
• Zakończona — obsługa dobiegła końca.
• Nieobecność — nie przyszli i nie anulowali.
• Anulowana — miejsca zwolnione, przez któregokolwiek z was.

Każda rezerwacja zapisuje też jej źródło — Web, Staff lub Walk-in — więc na „mamy komplet“ zawsze można odpowiedzieć pytaniem od kogo.

Odpowiadanie na prośbę

Zatwierdź potwierdza stolik. Odrzuć zwalnia miejsca i wysyła gościowi wiadomość email z informacją o odmowie.

Obie opcje warto stosować z namysłem, bo obie trafiają do gościa natychmiast i żadnej nie można cofnąć. Okno dialogowe potwierdzenia podaje konsekwencję, zamiast pytać, czy jesteś pewien: odrzucenie informuje cię, że „zablokowane miejsca wracają do sprzedaży“, a anulowanie potwierdzonej rezerwacji — że „gość natychmiast otrzymuje email z anulowaniem — tej operacji nie można cofnąć.“

Jeden błąd warto umieć rozpoznać od razu:

Czas się zapełnił — prośba już nie mieści się w dostępnym miejscu. Odrzuć ją lub najpierw zwolnij pojemność.

To nie jest błąd systemu. Miejsca są rezerwowane przy każdej prośbie, ale pojemność jest sprawdzana ponownie w momencie zatwierdzenia — więc dwie prośby na ostatnie dwa nakrycia mogą obie czekać, a zatwierdzona może być tylko jedna. Sala pozostaje uczciwa, nawet gdy skrzynka odbiorcza się zapycha.

Zmiana rezerwacji gościa

Otwórz rezerwację i edytuj ją. Data, godzina, liczba osób, imię i nazwisko, telefon, email, deklaracja dietetyczna i notatka zmieniają się na miejscu. Przycisk zapisu mówi, co zrobi — Zapisz i powiadom gościa — bo zmiana, o której gość nie wie, to zmiana, która kończy się kłopotem przy drzwiach.

Alergie i diety to nie notatka. Goście zgłaszają je przy rezerwacji — czternaście alergenów z listy UE plus dieta wegetariańska i wegańska, jako znaczniki w ich własnym języku. Zgłoszenie podróżuje razem z rezerwacją: widać je w samej rezerwacji, w widoku serwisu i w kalendarzu, w twoim języku. Jeśli gość powie ci przy drzwiach coś więcej, popraw znaczniki w rezerwacji. Zmiana zapisze się jak każda inna edycja. Obsługa, która wpisuje gościa bez rezerwacji albo rezerwację telefoniczną, wybiera z tych samych znaczników.

Notatka jest na wszystko inne, co powinna przeczytać sala:

A gdy sala mówi „nie”, a ty wiesz lepiej:

Użyj tego na dwa dodatkowe krzesła, które naprawdę uda ci się znaleźć. Nadpisuje wyliczenia, nie salę.

Co gość może zrobić bez ciebie

Goście dostają w potwierdzeniu link do zarządzania rezerwacją, a to, co mogą zrobić, zależy od dwóch okien czasowych:

To zasady minimalnego wyprzedzenia, nie uprawnienia: czterogodzinne okno zmian oznacza, że gość może przenieść sobotnią rezerwację w czwartek, ale o szóstej w sobotę już nie. Ustaw okno na zero, a goście będą mogli działać aż do chwili rezerwacji.

Poszerzenie tych okien zwykle wychodzi taniej. Gość, który może odwołać rezerwację o 18:00, zostawia ci stolik do ponownej sprzedaży. Gość, który nie może jej odwołać, zostawia ci pusty stolik.

O co musisz prosić

Przynajmniej jedna opcja musi zostać włączona. Rezerwacji, do której nie możesz się dodzwonić ani dopisać, nie potwierdzisz, nie przeniesiesz ani nie dopilnujesz. Email przenosi potwierdzenie i link do zarządzania rezerwacją. Jeśli go wyłączysz, gość nie ma linku do samodzielnych zmian, niezależnie od okien powyżej.

Zamykanie dnia

Rezerwacje działają zgodnie z twoimi godzinami otwarcia, a wyjątki znajdziesz w Zmiany dla dni i sezonów. Oznacz datę jako zamkniętą, zmniejsz liczbę miejsc, ogranicz wielkość grupy albo zmień menu na cały tydzień. Zmiana dla dnia ma pierwszeństwo przed sezonem, w którym się mieści.

Jeśli na dany dzień są już potwierdzone rezerwacje, przed zapisaniem zobaczysz, ile ich jest. Zmiana ich nie anuluje i tak ma być. Ci goście potrzebują wiadomości od ciebie, a nie cichego zniknięcia z twojej księgi rezerwacji.